L’Università di Catania si è dotata di “Alma”, una nuova piattaforma unificata dei servizi bibliotecari
L’Università di Catania è il più antico tra gli atenei siciliani ed è dalla sua fondazione luogo deputato alla formazione ed all’informazione, nonché alla costruzione di professionalità e competenze necessarie a dare alla cittadinanza e al territorio opportunità di crescita e di benessere. In quanto luogo di studio e ricerca l’università riceve linfa vitale dalle sue biblioteche e dalla duplice funzione che esse hanno, ovvero quella di custodi del sapere ma soprattutto quella di intermediarie per l’accesso alla conoscenza, elemento essenziale per la crescita culturale e sociale del territorio su cui l’università stessa insiste.
Oggi, più che mai, il ruolo delle biblioteche si è rafforzato, ma anche evoluto in ragione dei cambiamenti socio-culturali e del rinnovamento tecnologico. Innanzitutto la quantità di informazioni e di documenti a disposizione è veramente imponente, in virtù del fatto che i materiali documentari nascono sempre più su supporto elettronico o, in alcuni casi, vengono digitalizzati per essere fruibili da un’utenza sempre più ampia.
Inoltre il metodo di ricerca dell’informazione e lo studio delle fonti si sono modificati a seguito del notevole sviluppo e impatto che i nuovi media ed il web hanno nella vita quotidiana e nelle relazioni sociali.
Fa da cornice a quanto descritto lo sviluppo tecnologico, soprattutto dei sistemi in cloud, che permettono agli utenti di accedere a dati e a risorse (ad esempio reti, server, memoria, applicazioni e servizi) in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo autorizzato all'accesso (lo smartphone fa da padrone).
A fronte di questa metamorfosi, in atto ormai da tempo, avvenuta soprattutto grazie al web e ai metodi di ricerca ipertestuale, le biblioteche non sono più da intendersi come templi del sapere autoreferenziali, ma snodi di informazione controllata e mediata nell’ecosistema digitale. Per quanto sopra descritto, si è reso necessario riconfigurare il flusso di lavoro sia di gestione che di fruizione di tutto il patrimonio documentario dell’ateneo catanese.
Da un’analisi dei metodi di gestione delle risorse bibliografiche offerte dalle biblioteche dell’Università di Catania ai propri utenti è emersa una netta divisione tra patrimonio cartaceo e in generale su supporto fisico (risorse analogiche), trattato all’interno di un Sistema integrato di gestione delle biblioteche (ILS/Sierra), ambiente in cui si svolgevano tutte le procedure amministrative (acquisizione, inventariazione), catalografiche e di gestione dei servizi agli utenti; e le risorse elettroniche, trattate per le funzioni amministrative, riguardanti tutte le fasi della contrattazione (trial, durata del contratto, licenza, prezzo, eventuale diritto di archiviazione e condizioni di utilizzo) attraverso applicativi indipendenti l’uno dall’altro, in fogli di lavoro condivisi, oppure attraverso l’apposito modulo di gestione delle risorse elettroniche (ERM/Sierra).
Piattaforma dei servizi di biblioteca
La gestione delle risorse elettroniche, molto più complessa rispetto a quella delle risorse cartacee, avveniva nel modulo ERM di Sierra soltanto per le risorse elettroniche in possesso e non in accesso, differenza quest’ultima piuttosto inutile ai fini dell’attività di ricerca e di studio da parte degli utenti.
L’accesso alle collezioni e ai servizi da parte degli utenti avveniva utilizzando un discovery tool (Summon), per l’interrogazione di tutte le risorse, analogiche, elettroniche e digitali, ma non consentiva l’accesso diretto ai servizi sul patrimonio analogico, che venivano effettuati rimandando all’OPAC (On-line Public Access Catalogue) di Sierra. Di fatto mancava una gestione unificata delle collezioni e dei servizi del Sistema bibliotecario dell’ateneo catanese, dove le funzioni della biblioteca digitale si integrassero pienamente con quelle della biblioteca fisica.
Dal 1° dicembre 2023, grazie al cospicuo finanziamento Po Fesr 2014-2020 – Azione 2.2.1, ottenuto dall’Area dei Sistemi Informativi, Ripartizione Biblioteche e Documentazione e messo a frutto con il Progetto Implementazione della collezione digitale ed aggiornamento tecnologico dei servizi bibliotecari, l’Università di Catania ha acquisito una nuova piattaforma dei servizi bibliotecari denominata “Alma”, del discovery tool “Primo VE” e del modulo per la gestione delle bibliografie di testi dei nostri corsi di studio “Leganto”.
Si tratta di una soluzione unificata in cloud per la gestione e la fruizione del patrimonio bibliografico e dei servizi connessi, perfettamente rispondente alle esigenze espresse in premessa, dando maggiore visibilità e funzionalità alle biblioteche di ateneo.
La piattaforma permette la gestione di risorse cartacee, elettroniche e digitali, usufruendo contestualmente dei dati e dei servizi della nostra istituzione unitamente a quelli provenienti da altre istituzioni nonché da altri fornitori di servizi, costituendo un notevole arricchimento in termini di registrazioni biografiche e bibliografiche, di voci di soggetto, thesauri, coperture e link di accesso a risorse elettroniche costantemente aggiornati in un’unica Knowledge base.
Il sistema include, altresì, un insieme di strumenti di analisi statistica (Analytics) che raccoglie ed analizza molte tipologie di dati, da utilizzare e personalizzare in una vasta reportistica finalizzata a migliorare i servizi e l’offerta formativa nonché ad orientare con oculatezza futuri impegni di spesa.
Tutte le risorse bibliografiche locali e remote ed i servizi ad esse connessi si raggiungono attraverso un punto di accesso unico comprese le raccolte digitalizzate come l’Erbario dell’orto botanico e la Biblioteca Digitale Siciliana.
Link ipertestuali interni consentono di muoversi in stile responsive (mobile friendly) tra varie unità informative e la ricerca per autore è arricchita dal collegamento ipertestuale a Wikipedia. Il progetto non ha tralasciato importanti e significativi momenti formativi.
Proprio nelle scorse settimane, nell’aula magna del Dipartimento di Matematica e Informatica della Cittadella universitaria, si è tenuto il workshop di presentazione di Alma, all’utenza.
Nelle tre giornate ricche di interventi il personale dell’Asi/Ripartizione Biblioteche e Documentazione ha illustrato le principali funzionalità della piattaforma, che ha supportato insieme al team di “Alma”, tutte le fasi della migrazione dei dati.
Il personale Unict coinvolto nel workshop di presentazione di “Alma”
Gli step principali riguardanti il passaggio dal vecchio al nuovo gestionale sono stati: la migrazione dati, la configurazione della nuova piattaforma, la formazione del personale di biblioteca e la certificazione del gruppo di lavoro dell’ASI.
La delicata attività di passaggio dal vecchio al nuovo sistema ha comportato un lavoro preparatorio volto alla corretta mappatura di un numero ingente di dati da trasferire, distinti per tipologia documentaria ed amministrativa/gestionale (ordini, consistenze, link di risorse elettroniche, inventari, dati di circolazione) ed ha riguardato nello specifico un notevole numero di informazioni tra cui: oltre 1.611.540 risorse bibliografiche (quali monografie e annate di periodico), oltre 20mila registrazioni di dati autorali, oltre 961.530 record di copia (inventari in catalogo).
I dati bibliografici sono stati forniti in Marc21, mentre i dati amministrativi sono stati forniti secondo il formato *.csv. Nel 2003 la decisione dell’ateneo di Catania di adottare come formato di scambio il Marc21 e le regole di catalogazione Aacr2 ha indubbiamente facilitato il lavoro di travaso dei dati.
Durante il progetto di implementazione sono state, altresì, fornite informazioni sulle risorse elettroniche (database, o-book, e-journal) gestite dall'ILS - Integrated library system precedentemente in uso nel nostro ateneo al fine di consentirne l’identificazione e la conversione in inventario elettronico durante la migrazione ad “Alma”.
Contestualmente alla migrazione dei dati si è proceduto alla configurazione della nuova piattaforma. Tra le principali attività riguardanti la configurazione si ricordano l’organizzazione delle biblioteche e dei relativi punti di servizio, l’assegnazione dei ruoli al personale bibliotecario a seconda della relativa mansione e la gestione dell’anagrafica utente.
Il sistema è stato configurato in modo da permettere l’autenticazione del richiedente ai servizi di biblioteca tramite l’accesso al discovery, attraverso Cie, credenziali office 365 oppure SPID (protocollo SAML). Tale sistema garantisce il riconoscimento dell’utente in tempo reale e da qualsiasi applicativo web, e consente, inoltre, la registrazione automatica in anagrafica senza la compilazione di alcun form (i dati vengono importati da anagrafica Cineca e anagrafica SmartEdu) nonché l’aggiornamento periodico dei dati.
Si è pensato anche alla configurazione del protocollo Z39.50 per permettere attraverso l’interfaccia di “Alma” la ricerca in altri cataloghi e l’eventuale cattura delle schede bibliografiche in modo da ridurre i tempi del lavoro di metadatazione, usufruendo dell’attività già svolta da altri, secondo la logica della condivisione dei dati.
Al contempo, grazie al rapporto di reciproco scambio, si consente ad istituzioni esterne la cattura dei nostri dati bibliografici per scopi sia citazionali che catalografici. Si è proceduto, infine, alla costituzione dei banchi circolazione con le relative attività di prestito, prenotazione e richiesta di document delivery.
Le attività del progetto di implementazione
Le biblioteche di Archeologia del Dipartimento di Scienze umanistiche e del Dipartimento di Agricoltura Alimentazione e Ambiente, inoltre, hanno avviato un progetto pilota di autoprestito che consente la gestione autonoma da parte dell’utente del prestito e successiva restituzione del materiale documentario presente in biblioteca.
È stata altresì configurata l’interfaccia di ricerca per l’utente del discovery tool “Primo VE”, per quanto riguarda le informazioni a livello bibliografico, le informazioni a livello di copia (inventario e collocazione) nonché le informazioni relative alle richieste di prenotazione, rinnovo, prestito interbibliotecario, richieste di document delivery e proposte di acquisto.
Un’altra grande novità è costituita dal modulo Leganto utile per la gestione e consultazione dei materiali didattici dei corsi di studio (sono già stati inseriti gli elenchi di alcuni libri di testo) e si sta provvedendo alla sua integrazione con la piattaforma di e-learning Moodle.
Si è provveduto, infatti, alla migrazione, secondo il protocollo Oai-Pmh, e alla configurazione delle collezioni digitali dell’Erbario dell’Orto botanico di ateneo e della Biblioteca Digitale Siciliana (contenente una collezione di opere a stampa antiche delle biblioteche universitarie siciliane).
Il progetto di transizione alla nuova piattaforma, portato a termine in pochi mesi è stato il frutto della sinergia lavorativa di bibliotecari e informatici impegnati attivamente a strutturare la nuova piattaforma sulla base delle caratteristiche e delle esigenze del sistema bibliotecario dell’ateneo di Catania.
A 20 anni di distanza dalla costituzione del catalogo unico delle biblioteche di ateneo ed al passaggio al formato di registrazione Marc21 ed alle regole di catalogazione Aacr2, frutto del progetto coordinato Catania-Lecce, un altro importante traguardo è stato raggiunto.
La nuova piattaforma sta già muovendo i primi passi su una solida impalcatura di base rendendo più performanti i processi ed i servizi erogati incentrandoli sui bisogni formativi e informativi dell’utenza.
La piattaforma “Alma” è soggetta costantemente a nuove release grazie ad un team di implementatori all’avanguardia che guardano anche alle implicazioni di un uso eticamente corretto dell’intelligenza artificiale nel mondo del sapere e dunque delle biblioteche; nei prossimi mesi verrà attivato in discovery un servizio di research assistant basato proprio sull’intelligenza artificiale. Infine la presenza di gruppi di lavoro di utenti italiani di “Alma” di ambito accademico non solo favorisce la collaborazione e lo scambio di informazioni tra gli atenei ma nel contempo consente di poter raccogliere suggerimenti utili per migliorare i servizi.
In prospettiva la nuova piattaforma potrebbe arricchire sempre di più i suoi servizi attraverso un’ampia scelta di risorse, di formati e di strumenti strategici per il loro utilizzo, determinando positive ricadute sul territorio: ampliando l’offerta bibliografica a nuovi potenziali utenti, si realizzerebbero i principi della Terza missione a cui tutti gli atenei italiani sono chiamati a rispondere.